Spis treści
Wielkimi krokami zbliża się termin, w którym e-faktury staną się obligatoryjne dla większości polskich przedsiębiorców. Na nadchodzące zmiany trzeba się jednak odpowiednio przygotować. Im szybciej to zrobimy, tym mniejsze obawy przed tym, że nie uda nam się zdążyć na czas. Dowiedz się, czym jest KSeF, od kiedy faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe i w jaki sposób można je wystawiać. E-faktura – co to takiego?
Co to jest e-faktura?
Zgodnie z definicją podawaną przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), faktura ustrukturyzowana, nazywana też e-fakturą, to faktura elektroniczna wystawiona i zapisana w ustandaryzowanym formacie XLM. Wykorzystanie standardowego formatu ma na celu umożliwienie otworzenia dokumentu przez dowolny system komputerowy. Wzór faktury z kolei określa informacje i dane, które muszą zostać na niej uwzględnione. Przepisy prawa, które już niedługo staną się obowiązujące, obligują firmy do wystawiania e-faktur przy pomocy systemu KSeF, który automatycznie przydzielać będzie im numer pozwalający na identyfikację dokumentu.
Faktury ustrukturyzowane – od kiedy?
Obowiązek korzystania z KSeF przez przedsiębiorców rozpocznie się wraz z 1 lipca 2024 roku (w przypadku sektora MŚP nierozliczającego się z VAT będzie to 1 stycznia 2025 roku). Najważniejszym celem obligatoryjnego przejścia na e-faktury jest usprawnienie procesów księgowych, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT czy przyspieszenie wymiany danych pomiędzy kontrahentami. Sam wzór dokumentu, który został przygotowany i udostępniony przez Ministerstwo Finansów, w zasadzie nie różni się od wzoru faktur wystawianych do tej pory.
Jak wdrożyć e-fakturowanie w firmie?
Jednym z założeń wprowadzenia KSeF jest przyspieszenie cyfryzacji prywatnych przedsiębiorstw i podmiotów publicznych. Jak zatem przebiegać ma proces wystawiania faktur elektronicznych? Aby móc korzystać z KSeF, w pierwszej kolejności należy integrować z nim wykorzystywane w firmie oprogramowanie kadrowo-płacowe. Dzięki temu, po wystawieniu faktury, automatycznie zostanie ona zarejestrowana w systemie i otrzyma numer identyfikacyjny. Obecnie na rynku dostawców rozwiązań cyfrowych dla przedsiębiorców dostępne są już narzędzia, które ułatwiają wdrożenie e-fakturowania.
System eFaktura Lite + KSeF
Właściwie dobrane oprogramowanie jest konieczne do poprawnego wdrożenie e-fakturowania w przedsiębiorstwie czy organizacji. Narzędziem zgodnym z przepisami polskiego prawa w zakresie KSeF, które ponadto oferuje szereg dodatkowych funkcjonalności, jest platforma eFaktura Lite + KSEF. Dostarcza ona rozwiązań, dzięki którym mamy możliwość wystawiania e-faktur, ale też ich przesyłania, edytowania czy archiwizowania, a także monitorowania ich statusów. Najważniejsze możliwości systemu to:
- tworzenie dokumentów biznesowych – zamówień, not korygujących, korekt,
- zarządzanie przepływem dokumentacji firmowej, w tym również e-Faktur,
- przechowywanie całej dokumentacji firmowej, jak i danych kontrahentów na jednej platformie,
- zdalny dostęp do firmowej dokumentacji.
Zalety platformy eFaktura Lite + KSeF
Wykorzystanie systemu wymiany e-dokumentów przyspiesza obsługę zamówień i znacznie usprawnia zarządzanie firmową dokumentacją. Ponieważ platforma eFaktura Lite + KSeF jest zgodna z wymogami prawnymi, upraszcza także proces wdrażania e-fakturowania w biznesie. Co więcej, pozwala na praktycznie nieograniczony dostęp do zgromadzonych na niej dokumentów – do systemu możemy zalogować się z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.
