Spis treści
Księgowość w biznesie jest absolutnym must-have. Księgowa musi być szybsza od reszty świata w śledzeniu zmian podatkowych. Praca w tym zawodzie wiąże się z trudnościami i wyzwaniami, może też być wyjątkowo pasjonującą podróżą. Polecani eksperci odnoszą sukcesy w prowadzeniu biznesu na konkurencyjnym rynku usług księgowych. W rozmowie z Iwoną Czugajewicz – właścicielką renomowanego biura księgowego w Warszawie, zdradzam tajniki biznesu w branży księgowo-podatkowej.
Księgowość w biznesie oraz sprawy kadrowe są prawdziwym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców. Co sprawiło, że zostałaś księgową i jaka jest historia powstania Twojej firmy?
Od liceum wiedziałam, że wybiorę ten kierunek i uczelnię (Wydział Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Warszawskiego). Ukończyłam go ze specjalizacją w zakresie rachunkowości, w tym rachunkowości zarządczej i controllingu finansowego. Mam ścisły, analityczny umysł. Poza tym moja mama również pracowała jako księgowa i główna księgowa. Wiedziałam więc, że jest to zawód dynamiczny, wymagający umiejętności analitycznego myślenia, bycia na bieżąco z niespodziewanymi zmianami podatkowymi i pełen wyzwań – a ja lubię wyzwania.
Firma powstała w 2000 roku, kiedy ja jeszcze studiowałam. Wówczas mama zrezygnowała z pracy na etacie i założyła działalność – biuro rachunkowe. Pomagając jej, poznałam specyfikę księgowości wielu branż (od firm handlowych, usługowych, po branże nieruchomości/real estate, transportowe, budowlano-remontowe, produkcyjne i inne). Pracowałam jednocześnie w korporacjach na stanowiskach od controllingu finansowego poprzez samodzielną i główną księgową oraz dyrektor finansową, ale cały czas rozwijałyśmy naszą markę, stworzyłyśmy spółkę.
Od sześciu lat prowadzę własną firmę, chociaż mama nadal czynnie pomaga mi i wspiera swoim długoletnim doświadczeniem.
Jakie usługi oferuje biuro rachunkowe?
Moje biuro rachunkowe oferuje standardowe usługi rachunkowo-podatkowe, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych, książki przychodów i rozchodów, a także usługi kadrowo-płacowe, sporządzanie sprawozdań finansowych, audyt ksiąg, nadzór księgowy w siedzibie klienta i implementację systemów finansowo-księgowych, kompleksową obsługę rozliczeń z urzędem skarbowym i ZUS.
Cyklicznie jestem też rekomendowana do projektów interimowych w zakresie odbudowy struktur i wyprowadzania zaległości rachunkowo-podatkowych. Ponadto pomagam firmom i inwestorom zagranicznym z różnych branż rozpocząć, a następnie rozwijać ich działalność gospodarczą na rynku polskim poprzez wsparcie organizacyjne i prawne (pomoc w założeniu spółek czy działalności gospodarczych), a także obsługę księgową.
Prywatnie jesteś wrażliwą i delikatną kobietą, jak sobie radzisz w tym niełatwym świecie biznesu. Czy prowadzenie firmy w branży rachunkowo-podatkowej jest wymagające?
To prawda, taka jestem. Wrażliwość, czułość, empatia to moja siła zarówno w życiu, jak i w pracy. Empatia jest też ważna w biznesie, pozwala utrzymać przedsiębiorstwa w kontakcie z rynkiem, jego potrzebami oraz ze zmieniającym się otoczeniem, Dzięki takim cechom jesteśmy wytrwałe, dzielne, wielozadaniowe, realizujemy się. Prowadzenie firmy w branży rachunkowo-podatkowej jest trudne głównie ze względu na zmienność prawa podatkowego, a częste zmiany przepisów nie ułatwiają pracy. Księgowy musi być zatem szybszy od "reszta świata". Często stoi na pierwszej linii frontu, a umiejętność tłumaczenia niejasnych przepisów prawnych jest bardzo ważna. Postępująca cyfryzacja jest więc nieunikniona. Klienci chcą nie tylko profesjonalizmu i wiarygodności w świadczeniu usług, ale też szybkiej informacji i odpowiedzi na konkretne pytania. Zawód związany z rachunkowością wymaga umiejętności szybkiego uczenia się, dokładności i cierpliwości.
Jakie wyzwania wiążą się z pracą w branży rachunkowo-podatkowej?
Odpowiedzialność za całokształt finansów klienta oraz konieczność kontaktów z instytucjami skarbowymi i prawnymi sprawia, że od księgowego wymaga się nie tylko doskonałej znajomości przepisów, ale i ponadprzeciętnej skrupulatności, terminowości oraz zorientowania na wyniki. Profesja ta, w której obowiązuje etyka zawodowa, obarczona jest dużą odpowiedzialnością, w tym finansową i prawną. Trzeba stale podnosić swoje kompetencje poprzez szkolenia, webinaria oraz przyswajanie ustaw i zmian podatkowych.
Żyjemy w trudnych czasach, ciągle zmieniającego się prawa podatkowego, postępującej cywilizacji usług i nowoczesnych technologii. W jaki sposób zmiany te wpływają na pracę w księgowości?
Wiele procesów księgowych odbywa się coraz częściej w sposób elektroniczny np. obieg dokumentów, skanowanie faktur i ich automatyczne zaczytywanie do systemów finansowo-księgowych. Zadaniem księgowego jest jedynie sprawdzenie, czy system dobrze to zrobił i oznaczenie odpowiednich kodów (dekretów) podatkowych w systemie dla danej transakcji, a ręczne księgowanie odbywa się przy bardziej skomplikowanych podatkowo transakcjach czy dokumentach. W zależności od wybranego programu, w mniejszym lub większym stopniu księgowania odbywają się już poprzez automatyczne schematy księgowe, które są weryfikowane przez daną osobę pracującą w biurze rachunkowym czy dziale księgowym.
Dalsza postępująca cyfryzacja jest nieunikniona. Nie tylko pandemia, ale też rozwój nowoczesnych technologii wymusza wdrożenie narzędzi umożliwiających efektywną komunikację zdalną, również współdzielenie pulpitu zdalnego. Klienci, przynajmniej niektórzy, chcą mieć na bieżąco dostęp do informacji, swoich danych i zaksięgowanych dokumentów czy naliczeń podatkowych.
Co najbardziej lubisz w swojej pracy?
Praca z wieloma klientami, różne branże i profile działalności oraz różnorodność przeprowadzanych transakcji sprawia, że ten zawód, moim zdaniem, jest interesujący, dynamiczny i pełen wyzwań. Pozwala też na nawiązywanie wielu wartościowych relacji międzyludzkich, w tym międzynarodowych, jeśli tak jak ja ma się klientów zagranicznych. Duże znaczenie ma też fakt, że rutynowe zadania księgowe, które kiedyś wykonywane były ręcznie, stają się coraz bardziej lub w pełni zautomatyzowane. Zawód księgowego wymaga stałego podnoszenia wiedzy i kompetencji. Uczestniczę też w rozwoju firm moich klientów, a to z pewnością jest pasjonujące.
Największym sukcesem jest zaufanie i zadowolenie moich klientów, które przekłada się na długoletnią współpracę. Nie reklamuję swojego biura, nie pozycjonuję się w Internecie, nowych klientów zdobywam poprzez polecenie i rekomendacje, które otrzymuję od moich obecnych klientów i partnerów biznesowych.
Wiele umów o prowadzenie usług księgowych podpisałam wirtualnie, będąc po wymianie kilku maili lub rozmowie telefonicznej, a klientów, w tym właścicieli spółek zagranicznych osobiście poznałam dopiero po tym, jak otrzymałam od nich stosowne pełnomocnictwa, pomogłam im otworzyć spółki i działalność na naszym rynku, stworzyłam struktury rachunkowo-podatkowe. Po kilku miesiącach nadarzyła się okazja do ich wizyty w Polsce i naszego osobistego poznania.
Jak wygląda Twój typowy dzień w pracy?
Zazwyczaj, jeśli rano nie mam zaplanowanych spotkań, zaczynam dzień w pracy od kawy i sprawdzenia skrzynki mailowej. Gdy są pilne, ważne wiadomości, odpisuję czy przekazuję jakieś informacje klientom. Następnie rozmawiam ze współpracownikami o wykonywanych przez nich zadaniach. Jest to dla mnie ważne, ponieważ to ja, jako właścicielka biura rachunkowego, księgowa z certyfikatem Ministerstwa Finansów odpowiadam przed klientami za prawidłowość i rzetelność rozliczeń, bez względu na to, kto w moim biurze księguje dane dokumenty.
Cyklicznie sprawdzam też poprawność wszystkich księgowań u każdego klienta oraz samodzielnie księguję określone transakcje lub dokumenty, głównie te dość skomplikowane podatkowo. Przygotowuję też miesięczne dane i raporty finansowe dla klientów. W ciągu dnia mam też czasami zaplanowane spotkania z potencjalnymi lub stałymi klientami. Jeśli są dni, w których nie ma tzw. przeciążenia (czyli poza zbliżającymi się terminami sprawozdawczości podatkowej – około 20-25 dnia każdego miesiąca) lub wszystkie zaplanowane zadania zostały wykonane, kończymy pracę nawet wcześniej.
Czego wymagają klienci biura rachunkowego?
Klienci wymagają sprawnej, rzetelnej i wiarygodnej obsługi. Coraz częściej chcą, aby ich biuro było nowoczesne i elastyczne, aby księgowy był w tzw. kontakcie. W obecnych czasach związanych z postępującą cyfryzacją i nowoczesnymi technologiami przedsiębiorcy oczekują komunikacji zdalnej, mailowej i telefonicznej oraz możliwości przesyłania swoich dokumentów elektronicznie, poprzez aplikację mobilną czy skanowanie dokumentów. Ważne jest, nie tylko jak dużą wiedzę posiadają ich księgowi, ale czy dzielą się nią ze swoimi klientami. Współcześni przedsiębiorcy, zwłaszcza młodzi, są coraz bardziej świadomi zmian podatkowych i prawnych, które wpływają na ich biznes. Dlatego też na bieżąco, a nawet z wyprzedzeniem informuję swoich klientów o zmianach w prawie podatkowym czy zmianach w ustawach o ubezpieczeniach społecznych.
Ponadto tak jak wspomniałam wcześniej, przynajmniej niektórzy przedsiębiorcy chcą mieć na bieżąco dostęp do informacji, swoich danych i zaksięgowanych dokumentów czy naliczeń podatkowych. Wdrażają więc takie rozwiązania jak pulpit zdalny.
Jaki jest Twój przepis na sukces w prowadzeniu biznesu na bardzo konkurencyjnym rynku usług księgowych?
Dla mnie najważniejsze jest zaufanie i wieloletnia współpraca oraz rekomendacje, których udzielają moi klienci, polecając moje biuro kolejnym przedsiębiorcom. Właściwa komunikacja i współpraca są bardzo istotne i stanowią ważny element sukcesu. Klient jest naszym partnerem w biznesie i poznanie jego oczekiwań oraz potrzeb jest kluczowe. Ponadto takie cechy charakteru jak profesjonalizm, odpowiedzialność, rzetelność, pracowitość i perfekcjonizm są ważne. Chociaż ta ostatnia cecha jest dosyć uciążliwa ;).
Możesz powiedzieć, że Twoje życie biznesowe, jest usłane różami?
W pewnym sensie tak ;), ponieważ jestem spełniona, realizuję się zawodowo, biorę udział w pewnych projektach i kampaniach, zostałam doceniona m.in. przez opiniotwórczy portal biznesowy PolecanyBiznes.pl, współdzielę się swoją wiedzą również bezinteresownie, chociaż moja branża i zawód nie są łatwe. Wymagają nieustającego uzupełniania wiedzy, dokształcania się, adoptowania do zmian technologicznych. Zbudowałam solidną markę, którą doceniają i rekomendują klienci i partnerzy biznesowi.
W jaki sposób dbasz o równowagę pomiędzy życiem osobistym i zawodowym?
Nauczyłam się tego po wielu latach, chociaż wcale nie było to łatwe. Ustaliłam priorytety i zasady współpracy, które ułatwiają również kontrolowanie perfekcjonizmu. Zarządzam swoim czasem w taki sposób, aby mieć chwile dla bliskich i dla sobie, a także czas na życie i sprawy osobiste, na spotkania i kontakt przyjaciółmi, odpoczynek, jazdę na rowerze, relaks i podróże.
Jakie zasady są dla Ciebie ważne w biznesie?
Etyka, uczciwość, odpowiedzialność, zaangażowanie, kreatywność, otwartość i traktowanie każdego indywidualnie. Punktualność, szacunek, empatia, współpraca, pomoc i współdzielenie się wiedzą. Są to zasady, które stosuję zarówno w biznesie, jak i w życiu osobistym.
Co sprawia Ci największą satysfakcję w prowadzeniu biura księgowego?
Największą satysfakcję sprawia mi zadowolenie i zaufanie moich klientów. Ponadto możliwość poznania wielu interesujących ludzi działających w ciekawych dziedzinach i branżach, wkład merytoryczny, jaki wnoszę w ich życie biznesowe poprzez profesjonalne wykonywanie moich usług.
Strona www: http://rabatspj.pl/.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/iwona-czugajewicz-721b661/.
Facebook: https://www.facebook.com/RABATBiuroRachunkowe.
Iwona Czugajewicz – absolwentka Wydziału Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Warszawskiego ze specjalizacją rachunkowość, rachunkowość zarządcza, controlling finansowy. Ukończyła studia podyplomowe w zakresie "Podatki i prawo podatkowe" na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.
Przez wiele lat pracowała w korporacjach i firmach w controllingu finansowym, a także jako księgowa, główna księgowa i dyrektor finansowy. Jednocześnie w tym samym czasie budowała i rozwijała własną firmę – biuro rachunkowe, które prowadzi od 20 lat.
Prowadziła też całkowitą odbudowę struktur księgowo-podatkowych w dużej międzynarodowej korporacji, wyprowadzała kilkuletnie zaległości księgowe, sporządzała sprawozdania finansowe oraz zajmowała się kompleksową odpowiedzialnością za finanse i podatki (BENQ Poland).
Nadzorowała też procesy restrukturyzacyjne i likwidacyjne, współpracowała z syndykami.
