PolecanyBiznes.plBiznesJak zaufać wirtualnej asystentce? Poradnik
Wirtualna asystentka dla małych i dużych firm

Jak zaufać wirtualnej asystentce? Poradnik

przez Renata Zielezińska

Wirtualna asystentka jest świetnym wsparciem dla zapracowanych przedsiębiorców w dzisiejszych czasach. Jedną z ważnych decyzji biznesowych, jakie przedsiębiorcy i właściciele firm mogą podjąć, jest zatrudnienie wirtualnej asystentki, która przejmie część obowiązków, a w efekcie zapewni przestrzeń do rozwoju lub równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Jednak współpraca z polecaną wirtualną asystentką, która pracuje zdalnie, wiąże się z pewnym ryzykiem i wymaga zaufania.

 

Wirtualna asystentka dla małych i dużych firm oraz właścicieli JDG

Wirtualna asystentka to niesamowita pomoc nie tylko dla dużych przedsiębiorstw czy międzynarodowych korporacji. Współpraca z wirtualną asystentką to także doskonałe rozwiązanie w przypadku małych i średnich firm oraz samozatrudnionych, którzy chcą oddelegować pewne zadania, aby skupić się na istotnych działaniach biznesowych. Po pandemii popyt na pracę dla wirtualnych asystentek wzrósł i z moich obserwacji nadal utrzymuje się na wysokim poziomie. Popularność zawodu wirtualnej asystentki sprawia, że są bardzo poszukiwanymi pracownikami. Dziś firma wcale nie musi zatrudniać zdalnej sekretarki na umowę o pracę, ponieważ wirtualne asystentki mają własne biznesy i często rozliczają się za pomocą faktury. Dzięki temu współpraca ze zdalną asystentką to mnóstwo oszczędności i korzyści dla każdej firmy. Profesjonalna sekretarka może zająć się mnóstwem istotnych spraw dla twojego biznesu, na które przedsiębiorcy zwykle nie mają czasu.

 

Obawy związane z zatrudnianiem wirtualnej asystentki

Wielu przedsiębiorców rozważających współpracę z wirtualną asystentką ma pewne obawy. Mimo to, obdarzenie jej kredytem zaufania, jest niezbędne do efektywnej współpracy. Jednak jestem przekonana, że gdy znajdziesz wymarzoną i profesjonalną wirtualną asystentkę, poznasz ją bliżej, przydzielisz jej zadania i zaczniesz czerpać realne korzyści ze współpracy z nią. W związku z tym warto zadbać o relacje ze swoją wirtualną asystentką. Budowanie zaufania nie polega tylko na przekazywaniu innej osobie poufnych danych. Do nawiązania prawdziwej relacji opartej na zaufaniu niezbędna jest komunikacja, empatia, wspólne wartości i dbanie o dobro firmy, a także szacunek i wzajemne zrozumienie.

 

3 sposoby, by zaufać wirtualnej asystentce

Zaufanie w relacjach biznesowych to podstawa. Oto 3 wskazówki, jak zbudować i pielęgnować owocną relację z wirtualną asystentką.

 

Systematyczna i otwarta komunikacja

Na początku ważna jest regularna komunikacja, która jest elementem wzajemnego procesu poznawania. Po poznaniu sposobu działania, procesu wykonywania swoich zadań oraz preferencji przełożonego. Dobra i doświadczona wirtualna asystentka potrafi niemal intuicyjnie odczytywać potrzeby, jeśli jest na bieżąco z tym, co się dzieje w życiu firmy.

 

Ustal harmonogram pracy i czas na kontakt

Wspólnie z Wirtualną Asystentką ustalcie harmonogram i zakres jej prac do wykonania, a także sposób i godziny odpowiednie do kontaktu.

 

Spraw, by wirtualna asystentka poczuła się częścią zespołu

Zdalna współpraca z wirtualną asystentką może powodować, że świetny pracownik Twojej firmy może poczuć się odsunięty, szczególnie gdy w firmie jest sezon ogórkowy. Podziękowanie za dobrze wykonane zdanie czy zapytanie o plany na weekend, czy złożenie życzeń z okazji urodzin, czy imienin to proste sposoby, by Twoja wirtualna asystentka czuła się częścią zespołu.

 

Jak zaufać wirtualnej asystentce? Sprawdzone sposoby wirtualnych asystentek

 

Przygotowanie do współpracy i kontakt z klientem

– "Moim zdaniem najważniejsze, aby dobrze rozpocząć współpracę, należy się do niej przygotować. Niezbędne jest pozytywne nastawienie, nauka delegowania zadań i wzajemna komunikacja.

  • Na początku rozpoznanie potrzeb – klient powinien mieć przygotowaną listę zadań i swoich oczekiwań względem asystentki. Jest to temat, który omawiamy w trakcie pierwszego spotkania. Nie wystarczy sama lista zadań, trzeba się wzajemnie poznać, sprawdzić, czy potocznie mówiąc – nadajemy na tych samych falach. Dopiero po pierwszej rozmowie można podjąć decyzję – czy ta asystentka to może być moja prawa ręka.
  • Nauka delegowania zadań – pierwsze dni polegają na wzajemnej nauce. Klient uczy się, w jaki sposób przekazywać zadania, a asystentka dopasowuje się do jego sposobu działania. Etap ten jest bardzo ważny – zadania powinny być opisane dokładnie, a także zawierać informację o oczekiwanym rezultacie i terminie, w jakim powinny być wykonane.
  • Wzajemna komunikacja – przepływ informacji z obu stron, odpowiadanie na pytania, zgłaszanie sugestii, system informacji zwrotnej.

Jeśli dobrze przygotujemy się do współpracy i zadbamy o te 3 kroki, poznamy osobę, która będzie naszą asystentką i rozpoczniemy współpracę, zaufanie pojawi się z czasem. I będzie rosnąć wraz z liczbą odhaczonych zadań oraz przepracowanych godzin. Na podstawie mojego doświadczenia w wirtualnej asyście mogę powiedzieć, że jeśli obu stronom zależy na dobrej współpracy, mają wypracowane swoje systemy pracy, ale posiadają też sporą dozę elastyczności, możliwa jest owocna współpraca" – radzi Katarzyna Ceranek-Szynwelska, strona www: https://brakujacyelement.com.pl/.

 

Traktuj zleceniodawcę jak partnera biznesowego

– "Proces zdobywania zaufania klienta nie jest tak łatwy, gdy mowa o pracy zdalnej, bo nasz klient czy zleceniodawca nie widzi nas na co dzień i nie może kontrolować wykonywanych zadań jak w standardowym biurze. Jak sprawiłyśmy, że klienci zaczęli nam ufać? Gdy zaczęłyśmy wykonywać zadania tak, jak same oczekujemy tego od naszych asystentek. Czyli zamiast zwykłego wykonania zadania, wykonujemy pracę wokół niego i myślimy na przód o 3 kroki minimum dając propozycje SMARTnych rozwiązań. Zamiast traktować klienta jako zleceniodawcę, to traktujemy go jako partnera biznesowego. Zresztą nawet nazwa naszej firmy do tego nawiązuje Panther Business – partner biznesowy. Podczas 3-letniej podróży jako wirtualne asystentki miałyśmy wiele pozytywnych, jak i nieprzyjemnych współprac. Czasami, gdy klient "przesadza" z budowania zaufania wynika z tego rodzinna relacja. Do dzisiaj z naszymi partnerami biznesowymi potrafimy znaleźć dla siebie czas w świecie offline i spotkać się na wieczorną grę w planszówki. Jedną z ciekawszych historii z naszego biznesowego życia jest uczestnictwo w formie online w zakupach koszuli oraz pierścionka na kolację zaręczynową. Bo kto jak nie asystentka (nawet ta wirtualna) doradzi lepiej lub załatwi sprawę za klienta, zdejmując "problem" z jego barków. Naszą radą dla początkujących wirtualnych asystentek jest bycie elastyczną w procesach i traktowanie każdego klienta jak członka swojej biznesowej rodziny" – podkreślają Marta i Natalia z Panther Business.

 

Przykazania wirtualnej asystentki

– "Pracuję jako wirtualna asystentka ponad 1,5 roku, wypracowałam sobie już pewne standardy, które bardzo skutecznie budują zaufanie klienta. Poniżej przedstawiam kilka porad, które sprawią, że Twój klient nie będzie miał obaw, a także pomogą Ci w codziennej pracy.

  • Na początku opracuj przejrzyste procesy, w których wyjaśnisz, jak wyglądają poszczególne elementy współpracy z Tobą, przydadzą się one później w rozmowie z klientem, a nawet będziesz mogła mu je wysłać.
  • Jednym z pierwszych kroków pracy z klientem powinna być wstępna rozmowa, w której przedstawisz mu przejrzystą ścieżkę waszej współpracy.
  • Zaoferuj próbny pakiet np. 5 godzin, w trakcie których klient bez wielkiego ryzyka zobaczy, jak wiele możesz dla niego wykonać.
  • Przygotuj komplet umów, które zabezpieczą interesy klienta.
  • Całą komunikację dotyczącą współpracy przenieś do jednego programu, tak aby zawsze wszystko było widoczne na wspólnej tablicy.
  • Zaoferuj cotygodniowe spotkania, na których będziecie omawiać etapy poszczególnych zadań.
  • Przepracowane godziny raportuj tak, aby klient wiedział, ile czasu zajęły Ci dane czynności.
  • Nie bądź anonimowa w sieci" – wylicza Ola Obrębska.

 

Moje doświadczenie w zawodzie wirtualnej asystentki

Pracuję jako wirtualna asystentka już ponad 12 lat. Okazuje się, że byłam nią jeszcze zanim ten zawód stał się modny i popularny. Przez ten czas mnóstwo się nauczyłam. Na przykład tego, że jeśli czujesz z klientem wspólne flow i dajesz z siebie 100% w tej współpracy, to jest ogromna szansa, że ta relacja biznesowa przerodzi się w partnerstwo w biznesie na długie lata. Co według mnie jest ważne? Jako wirtualna asystentka słucham swojej intuicji. Czasem podpowiada mi ona, żeby wysłać SMS z przypomnieniem do osoby, która jest dla mnie zleceniodawcą, dotyczące jej spraw biznesowych lub osobistych. I zawsze jest to strzał w dziesiątkę. Innym zaś razem jako wirtualna asystentka i copywriterka SEO wiem, że trochę muszę czytać w myślach klientów, którzy nie zawsze wiedzą, jak zaprezentować swój biznes w tekstach na strony internetowe czy na blogi, które prowadzę na zlecenie. Albo doradzić, przekonać, co będzie lepszym rozwiązaniem dla firmy mojego klienta. Najczęściej jest tak, że na początku zleceniodawca kontroluje, wszystko sprawdza i jest nieufny. Jednak kiedy już doświadczy, że może mi zaufać i na mnie polegać, pozostawia wiele spraw do mojej decyzji i w moich rękach. Ze swojego doświadczenia w zawodzie zdalnej asystentki dodam tylko, że warto wykonywać swoje zadania jeszcze bardziej precyzyjnie, niż robiłabyś to dla siebie. Oto zasady, którymi kieruję się od lat. Jestem dowodem na to, że działają, bo klienci sami do mnie trafiają…

Wirtualna asystentka dla MŚP i instytucji

Podsumowując, współpraca z wirtualną asystentką to doskonałe rozwiązanie dla każdego biznesu, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Moi klienci mogą spokojnie wypoczywać podczas urlopu i wakacji, wiedząc, że ja zadbam o ich biznes i kontakt z klientami. Zyskują też czas dla najbliższych oraz na rozwijanie własnych pasji czy praktykowanie jogę. Poza tym zdejmuję z ich barków proste czynności – niezbędne z punktu działania firmy, na które oni często nie mają czasu, by mogli zająć się tym, co najważniejsze. Zatrudnienie wirtualnej asystentki jest zatem sytuacją win-win dla każdej ze stron. I co najważniejsze teraz można wynająć wirtualną asystentkę na jeden dzień, tylko tydzień lub kilka godzin w tygodniu – zawsze kiedy tego potrzebujesz.

Powiązane artykuły

Napisz komentarz