Kompetencje w zarządzaniu zmianą w firmie

Przedsiębiorcy i liderzy dostrzegają, że wdrażanie zmian i dopasowywanie się do zmieniających się warunków stały się dziś codziennością niemal każdej firmy. Aby sprostać oczekiwaniom rynku i pozostać konkurencyjnym, przedsiębiorstwa muszą działać proaktywnie i ciągle się rozwijać. A co za tym stoi, przełamywać znane status quo i wdrażać nowe rozwiązania, projekty, produkty czy usługi. Często działania przeprowadzane w jednym dziale bardzo szybko muszą być kaskadowane i przenoszone do innych obszarów firmy. Natężenie, tempo i wymagania równolegle wdrażanych zmian wywołują różnego rodzaju reakcje i konsekwencje. Czym są kompetencje w zarządzaniu zmianą w firmie, dlaczego zarządzanie zmianą odgrywają dziś kluczową rolę dla sukcesu, a nawet przetrwania firm i jak je przezwyciężyć?

Zarządzanie zmianą – co może być zmianą dla firmy?

Zmianą dla firmy będzie każde wdrożenie nowych rozwiązań, np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, wszelkiego rodzaju reorganizacje, optymalizacje, transformacje wewnętrzne, także zmiany struktury organizacyjnej, rekrutacje, zwolnienia, wprowadzanie na rynek oraz sprzedaż nowego produktu lub usługi. Takich inicjatyw i przedsięwzięć jest bez liku w każdej organizacji.

Jak wdrożenie zmian wpływa na pracowników?

Moje doświadczenia wielu lat pracy jako kierownik projektu pokazują, że firmy koncentrują się zazwyczaj na twardych aspektach wprowadzanej zmiany, czyli np. opracowują plan działań przy wdrażaniu nowego projektu, kamienie milowe, opracowują budżet, przypisują zasoby, powołują zespół pracujący nad wdrożeniem, analizują ryzyka, określają terminy i zajmują się realizacją.

I oczywiście nie kwestionuję tego, bo jako kierownik projektu doskonale wiem, że bez tych elementów będzie panował chaos i zapewne nic skutecznie nie uda się wdrożyć… a zatem wszystkie te aspekty są bardzo istotne w skutecznym działaniu. Jednak w całej tej układance skutecznego wdrożenia – często zapominamy o ludziach w organizacji, o pracownikach, których ta zmiana bezpośrednio dotknie.

Zmiany w firmie a pracownicy

Tymczasem za zmianami każdej organizacji zawsze stoją LUDZIE. Niezależnie czy jest to mała, rodzinna firma, średniej wielkości przedsiębiorstwo czy duża korporacja — zawsze modyfikacja wprowadzana w firmie oznacza proces przeprowadzenia ludzi przez zmianę i pomoc im w adaptacji do nowych warunków. Podkreślam to, ponieważ często wdrożenia i osoby zarządzające wdrożeniem koncentrują się na samym fakcie wprowadzenia zmiany w organizacji i np. na jej ogłoszeniu i oczekują, że reszta "zadzieje się" sama, że każdy pracownik natychmiast zastosuje się do nowych okoliczności. Otóż zmiana ma to do siebie, że w ludziach początkowo wywołuje opór, negatywne emocje, niechęć i stres. Często po prostu nie mamy ochoty wyjść z dotychczasowego, znanego nam sposobu pracy i wejść w nowe i nieznane rozwiązania. Zawsze zmiana jest procesem, wymaga czasu i wyjścia ze strefy komfortu, nauczenia się nowego oraz konsekwencji i wytrwałości w działaniu. Dopiero wówczas, gdy każdy z pracowników firmy indywidualnie przejdzie przez zmianę – pokona swój opór, spróbuje i nauczy się "nowego" – nastąpi faktyczna zmiana w organizacji.

Co jest zatem kluczowe dla skutecznego zarządzania zmianą?

Aby zmiany w firmie przeprowadzać sprawnie – kluczowym jest zbudowanie kompetencji 'zarządzania zmianą’ wśród liderów i managerów wszystkich szczebli w organizacji, ponieważ to oni w największym stopniu są odpowiedzialni za skuteczne wdrożenie zmian i pracę z ludźmi.

Rola lidera w zmianie

Dość naturalnym dla każdego lidera wydaje się fakt, że jego rolą jest zakomunikowanie w organizacji nadchodzących zmian. Oczywiście, komunikacja odgrywa kluczową rolę w informowaniu pracowników o zmianach, wyjaśnieniu celu i motywacji za nim stojącej. Jednakże, czy to wystarczy? Czy wystarczy, że lider zaangażuje się w zmiany tylko na początku całego procesu i skoncentruje się na zakomunikowaniu tych nadchodzących nowości?

Jak powiedział John Kotter: "Komunikacja to tylko pierwszy krok w procesie zmiany. To zaangażowanie, współpraca i konsekwentne działanie prowadzą do prawdziwej transformacji." Rola lidera w procesie zmiany obejmuje o wiele więcej niż tylko komunikację. To nie tylko przekazanie informacji, ale także budowanie zaufania, wspieranie pracowników, inspirowanie do działania, słuchanie, reagowanie i krok po kroku prowadzenie przez nieuchronne trudności. Jako liderzy powinniśmy sobie jak nikt inny w organizacji zdawać z tego procesu sprawę i odpowiednio planować swój czas i działania oczywiście, jeżeli interesuje nas sukces wdrożenia.

Znaczenie zaangażowania lidera w procesie zmiany

Liderzy oraz menażerowie wszystkich szczebli w organizacji są wzorem dla swoich zespołów. Pokazują, że zmiana jest nie tylko koniecznością, ale również szansą na rozkwit organizacji. Ich zaangażowanie motywuje innych do aktywnego uczestnictwa i wkładania serca w realizację wspólnych celów. Komunikacja to tylko jeden z pierwszych kroków. Rzeczywista transformacja zachodzi, gdy liderzy angażują się osobiście, kierując zmianą nie tylko z góry, ale także biorąc udział w procesie, słuchając pracowników i wspierając ich w przezwyciężaniu trudności.

Co zatem jako lider, manager możesz zrobić, by skutecznie przewodzić zmianom?

Oto kilka przykładów działań, które starałam się przytoczyć w kolejności odpowiadającej etapom procesu wdrażania zmian:

• Od samego początku pokazuj spójność zmian ze strategią firmy.
• Wskazuj priorytet wobec innych tematów i projektów.
• Wskazuj jasny cel i kamienie milowe oraz plan działania.
• Prezentuj argumenty – co nas czeka, kiedy wdrożymy i co jeśli nie wdrożymy.
• Rozmawiaj z pracownikami, słuchaj i odpowiadaj na trudne pytania, one się z pewnością pojawią.

To jest bardzo potrzebny etap procesu przechodzenia przez zmiany, etap, w którym pracownicy budują i poszerzają swoją świadomość potrzeby zmiany oraz co ta zmiana oznacza dla nich bezpośrednio.

W dalszej kolejności:

• Szukaj sojuszników zmiany – buduj koalicję na rzecz zmian.
• Identyfikuj opór i jego źródła – opór jest naturalną reakcją człowieka przed zmianami, możemy zatem się na tą reakcję przygotować i zaplanować odpowiednie działania minimalizujące opór.
• Przygotuj menażerów średniego szczebla do zarządzania oporem – to jest kompetencja bardzo potrzebna, bo to oni zetkną się w pierwszej kolejności z oporem pracowników w swoich zespołach.
• Spraw, aby pojawiła się u pracowników wewnętrzna potrzeba zmiany.
• Poznaj proces przechodzenia przez zmiany, emocje, jakie w trakcie tych etapów występują oraz diagnozuj, w którym etapie procesu są aktualnie Twoi pracownicy, pomagaj w skutecznym przejściu do kolejnej fazy.
• Aktywnie i wielokrotnie pokazuj, że wspierasz zmianę.
• Spraw, że informacje o zmianie będą kaskadowane i regularnie przekazywane.
• Wspieraj organizację w procesie eksperymentowania i podejmowania pierwszych prób wdrażania nowego rozwiązania oraz bądź świadomy konsekwencji, błędów, poprawek, wyciągania wniosków.
• Zadbaj o to, aby wartości Twojej organizacji wspierały wdrażanie zmian.

Z pewnością każda z wymienionych tu aktywności wymaga przygotowania, zaplanowania odpowiednich działań i co bardzo ważne wymaga czasu, którego jak wiemy, zawsze brakuje.

Dlatego też podejmując kolejne wyzwanie i kolejną zmianę w organizacji warto, abyśmy byli tego świadomi i zapewnili sobie, swoim współpracownikom, managerom na wszystkich szczeblach organizacji odpowiednie przygotowanie oraz nabycie kompetencji do skutecznego przeprowadzania ludzi przez zmiany. Jako liderzy musimy pamiętać, że nasza rola w procesie zmiany sięga znacznie dalej niż tylko komunikacja. To nasze zaangażowanie, empatia i przywództwo tworzą fundament, na którym możemy budować sukces.

Kiedy zmiana spotka opór – weź udział w konferencji EvolucJA

Najbliższą okazją do rozwoju kompetencji zarządzania zmianą będzie możliwość udziału w warsztatach prowadzonych przeze mnie podczas wyjątkowego wydarzenia rozwojowego pod nazwą "EvolucJA – daj się zainspirować", w piątek 13 września 2024 we Wrocławiu. Podczas tego eventu będę miała przyjemność poprowadzić warsztat pod nazwą: "Kiedy zmiana spotyka opór – sztuka skutecznej transformacji. Od niechęci do sukcesu", zapraszam do zakupu biletów, jest jeszcze kilka miejsc: https://evolucja.biz/.

Autorka: Ewa Bukowińska-Sutuła – pomagam liderkom i liderom rozwijać kompetencje i sprawniej zarządzać procesami i ludźmi, tak aby budować prężne organizacje. Ekspertka z praktycznym doświadczeniem w zakresie zarządzania zmianą, zarządzania projektami oraz Lean Management. Mentor, coach i trener. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku: zarządzanie przedsiębiorstwem oraz Wyższej Szkoły Bankowej (Merito) we Wrocławiu na kierunku: zarządzanie projektami. 18 lat doświadczeń w roli managera w dużej międzynarodowej firmie, 12 lat doświadczeń w roli kierownika projektów oraz 6 lat w roli kierownika Biura Projektów zarządzającego portfelem projektów na poziomie całej organizacji. 4 lata doświadczeń w sektorze projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych w NGO, 3 lata doświadczeń w prowadzeniu własnego biznesu — Pracownia Wspierania Rozwoju. Rozwijanie kompetencji zarządzania zmianą w organizacji i bycia sprawnym Liderem zmian jest w mojej ocenie jedną z niezbędnych dziś kompetencji nowoczesnego przywódcy. LinkedIn Ewa Bukowińska-Sutuła.